Hyppää sisältöön

Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

UKK-instituutti, Kaupinpuistonkatu 1, 33500 Tampere, puhelinvaihde 03 282 9111

Tietosuojavastaava

Kari Tokola, tietosuoja(a)ukkinstituutti.fi, p. 046 922 1658

Rekisterin tietosisältö

  • Koulutusilmoittautuminen
    Kerätään ja tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero ja tehtävä/nimike sekä tilaisuudesta riippuen esimerkiksi ruokavalio- ja allergiatiedot, laskutustiedot, koulutustausta ja organisaatio. Tämä rekisteri on Lyyti Oy:n Lyyti-tapahtumanhallintajärjestelmässä ja laskutustietojen osalta CGI Suomi Oy:n Sonet-järjestelmässä.
  • Tilauskoulutuksen tarjouspyyntö
    Kerätään ja tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite ja organisaatio sekä mahdollisesti puhelinnumero. Jos koulutustilaus vahvistuu, kerätään ja tallennetaan myös laskutustiedot.
  • Verkko-oppimisalustan käyttö
    Tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi ja sähköpostiosoite sekä mahdollisesti puhelinnumero, ammattinimike ja toimipaikka.
    Tämä rekisteri on Discendum Oy:n Optima-järjestelmässä tai Priima-järjestelmässä.
  • Uutiskirjeen (sähköinen) tilaus
    Kerätään ja tallennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi ja sähköpostiosoite. Tämä rekisteri kattaa Valu Oy:n Base-järjestelmällä toteutetut uutiskirjeet: UKK-instituutin uutiskirje, Terve urheilija -ohjelman uutiskirje, Terve koululainen -hankkeen uutiskirje ja Smart Moves -hankkeen uutiskirje.

Rekisterin käyttötarkoitus

  • Koulutuksiin ilmoittautuneiden ja tilauskoulutustarjouksen pyytäjän henkilötietoja käytetään koulutusviestintään, koulutusmateriaalien jakamiseen, osallistujapalautteiden keräämiseen, osallistujalaskutukseen, tulevista koulutuksista ja muista UKK-instituutin palveluista viestimiseen sähköpostin tai postin välityksellä sekä muiden koulutusasiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi. Henkilötietoja käytetään myös UKK-instituutin rahoittajien vaatimaan koulutustoiminnan raportointiin.
  • Verkko-oppimisalustan käyttäjän henkilötietoja käytetään järjestelmää hyödyntävien koulutusten toteutuksessa, esimerkiksi materiaalien jaossa, koulutukseen liittyvien tehtävien suorittamisessa ja seurannassa sekä opiskelijaryhmän sisäisessä keskustelussa.
  • Uutiskirjeen (sähköinen) tilaajan henkilötietoja käytetään vain henkilön tilaamien uutiskirjeiden lähettämiseen.

Rekisteriin kerättäviä lukumäärätietoja käytetään nimettöminä UKK-instituutin toiminnan analysointiin ja suunnitteluun.

Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä osoitetietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi.

Tietojen arkistointi ja hävittäminen

  • Koulutuksiin ilmoittautuneiden, tilauskoulutustarjouksen pyytäneiden, aineistoja tilanneiden ja kokoustiloja varanneiden henkilötiedot säilytetään tulevista koulutuksista, aineistoista ja muista UKK-instituutin palveluista viestimistä varten, jos henkilö ei ole sitä erikseen kieltänyt. Henkilö voi kieltää tiedotuksen viestien lopussa olevasta peruutuslinkistä. Sen jälkeen hänelle ei lähetetä tietoa postitse tai sähköpostilla.
  • Verkko-oppimisalustan käyttäjä voi tarkastaa ja hallinnoida omia tietojaan ja niiden näkyvyyttä Optimassa.
  • Uutiskirjeiden sähköisessä rekisterissä henkilötiedot säilyvät UKK-instituutin vastuulla. Henkilö voi perua uutiskirjeen tilauksen jokaisen uutiskirjeen lopussa olevalla Peru tilaus -linkillä. Peruutuksen yhteydessä tiedot poistetaan palveluntarjoajan tietokannasta.

Tietolähteet

Tiedot saadaan henkilöiden itsensä ilmoittamina eikä niitä siten päivitetä säännöllisesti.

Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä sekä koulutuksen sidosryhmien kesken. Tietoja ei myydä UKK-instituutin ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Sähköisessä muodossa tallennetut tiedot sijaitsevat palvelimilla, joihin on käyttöoikeus ja pääsy vain niillä toimihenkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.

Rekisteröidyn oikeudet

tietosuoja.fi/tunne-oikeutesi
Rekisteröidyllä on oikeus saada läpinäkyvästi tietoa henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa omien tietojen oikeellisuus ja saada niistä kopio itselle. Hänellä on oikeus pyytää omien tietojensa oikaisua tai poistamista. Hänellä on myös oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen ja rajoittaa ja vastustaa tietojensa käsittelyä sekä vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä ja profilointia. Hänellä on myös oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta.

Tarkastaminen ja muut pyynnöt ovat maksuttomia kerran vuodessa. Pyynnöt tulee tehdä joko kirjeitse osoitteeseen UKK-instituutti, tietosuoja, Kaupinpuistonkatu 1, 33500 Tampere tai Turvaposti.fi-palvelun kautta salattuna sähköpostina. Rekisteröidyn pyyntöön vastataan viivytyksettä, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa.

Katso ohjeet tietopyynnön tekemiseen UKK-instituutin rekistereistä.

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä dokumenttia, jotta se täyttää voimassaolevan tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Viimeisin päivitys 13.5.2019

Jaa: